Automatisierte Prozesse – Förderdokumentation im Autopilot
Wie ein Automotive-Zulieferer mit automatisierten Workflows Prüfungen besteht, interne Aufwände um 40 % reduziert und bis zu 85 % externe Beratungskosten einspart.
Bisherige Abläufe transparent machen
Wir dokumentieren jeden Schritt von der Idee bis zum Förderreport. Bottlenecks und Medienbrüche werden sichtbar.
Vom Trigger bis zum Nachweis
Wir verbinden Prozessautomatisierung, Sonderlösungen und Governance zu einem wartbaren Setup – inklusive Mechanismen, die teure Erfolgs-Honorare (5–15 %, in Ausnahmen bis ~25–30 % des Zuschusses) überflüssig machen.
Workflow Orchestrierung
Ideen, Freigaben und Budget-Zuordnungen laufen über Regeln und SLA-Tracking.
Fristen & Reminders
Bots erinnern Teams, wenn Messreihen, Zwischenberichte oder Mittelabrufe fehlen.
Audit Trail
Jeder automatisierte Schritt protokolliert Verantwortliche und Zeitstempel – prüffähig für BSFZ/ZIM.
Quality Gates
Validierungen stellen sicher, dass Dateien, Metadaten oder Signaturen vollständig sind.
Typische Hürden
- Förderdokumentation hängt an einzelnen Expert:innen.
- Prozesse sind abhängig von Excel, E-Mails und Handarbeit.
- Sonderlösungen für einzelne Werke verhindern einheitliche Governance.
- Fehlende Audit-Trails führen bei Prüfungen zu hohem manuellen Aufwand.
- Externe Fördermittelberater berechnen 5–15 % Erfolgsfee (teils bis 25–30 %) plus Tagessätze – Kosten, die bei jedem Antrag erneut entstehen.
- Berater müssen regelmäßig nachjustieren – teuer und langsam.
Unser Vorgehen
- Ist-Prozesse mit Swimlanes, Tools und Verantwortungen aufnehmen.
- Automationspotenzial bewerten und technische Architektur definieren.
- Integrationen zu PLM, MES, ERP und DMS umsetzen.
- Runbooks, Monitoring und Ownership im Team verankern.
- Kontinuierliche Verbesserungszyklen etablieren.
Template Library
Standardisierte Antrags- und Berichtstemplates lassen sich pro Förderprogramm klonen.
Self-Service Rollout
Werksteams aktivieren neue Workflows selbst – inklusive Sonderlogik für lokale Anforderungen.
Kostenhebel sichtbar machen
Vergleichsrechner zeigen: 200.000 € Zuschuss bei 10 % Erfolgsfee + Fixkosten bedeuten schnell 25.000 € Beraterhonorare – mit Automatisierung sinkt der Bedarf auf ~4.000 € internen QA-Aufwand (≈85 % Ersparnis).
Ergebnis & Nutzen
- 40 % weniger manueller Aufwand für Förderdokumentation.
- Schnellere Prüfungen dank vollständiger Audit Trails.
- Bis zu 85 % geringere externe Beratungskosten, weil Erfolgsprovisionen und manuelle Datensuche entfallen.
- Interne Teams betreiben Workflows ohne externe Berater.
Erkenntnisse
- Automatisierung zahlt sich nur aus, wenn Ownership beim Team bleibt.
- Einheitliche Templates reduzieren Sonderfälle und Fehlversuche.
- Auditfähigkeit muss von Anfang an mitgedacht werden – nicht erst im Go-Live.
- Semantische Suche, Wissensgraph und Bots reduzieren Wissensarbeit laut Studien um 30–60 % – genau der Hebel, der Erfolgsfees überflüssig macht.
Prozesse automatisieren?
Wir identifizieren Quick Wins und bauen nachhaltige Automations-Stacks für Förderdaten.